Sinds de inwerkingtreding op 13 augustus 2012 van de wet van 16 juli 2012 tot wijziging van het Burgerlijk Wetboek en het Gerechtelijk Wetboek m.o.o. een vereenvoudiging van de regels van de burgerlijke rechtspleging, is het mogelijk schriftelijke verklaringen van derden in burgerlijke procedures als bewijs aan te nemen. (art. 961/1-961/3 Ger.W.)

Wanneer het getuigenbewijs toelaatbaar is (art. 1341 e.v. BW en art. 25 W.Kh.), mag een rechter van derden schriftelijke verklaringen aannemen, die hem inzicht kunnen verschaffen in de betwiste feiten waarvan zij persoonlijk weet hebben.

De schriftelijke verklaringen worden op eigen initiatief van de partijen of op verzoek van de rechter overgelegd. Ze moeten zijn opgesteld door personen die voldoen aan de voorwaarden om als getuige te worden gehoord (zie art. 931 Ger.W.).

Er gelden een aantal vormvereisten:

• het relaas van de feiten waarbij de opsteller van de verklaring aanwezig was of die hij zelf heeft vastgesteld ;
• de naam, de voornamen, de geboortedatum en -plaats, de woonplaats en het beroep van de opsteller ;
• zo nodig, de vermelding van de graad van bloed- of aanverwantschap met de partijen, of er sprake is van ondergeschiktheid tegenover de partijen, of ze samenwerken, dan wel of ze gemeenschappelijke belangen hebben, en
• de vermelding dat de verklaring is opgesteld voor overlegging aan de rechtbank/het hof en dat de opsteller weet heeft van het feit dat hij zich door een valse verklaring aan straffen blootstelt.

De verklaring moet geschreven, gedagtekend en door de opsteller ervan ondertekend zijn. Als bijlage moet het origineel of een fotokopie zijn toegevoegd van een officieel document dat zijn of haar identiteit aantoont en waarop zijn of haar handtekening voorkomt (bijvoorbeeld een identiteitskaart of verblijfsvergunning).

Voornoemde vormvereisten zijn niet op straffe van nietigheid voorgeschreven. Indien een verklaring niet aan de vormvereisten voldoet, dient de rechter te oordelen of de verklaring al dan niet voldoende waarborgen biedt om in overweging te worden genomen.

Geconfronteerd met een schriftelijke verklaring kan een rechter op eigen initiatief of op verzoek van een partij een verhoor van de opsteller van de schriftelijke verklaring afnemen.

De schriftelijke verklaringen zullen de rechter wel toelaten de bewijsvoering door getuigenverhoren te beperken tot de meest controversiele of delicate punten, wat het uitgangspunt van deze nieuwe wetgeving blijkt geweest te zijn.